استاد ایلیا «میم» رام الله

هر روز تنها ۲۴ ساعت فرصت داریم و نه حتی لحظه ای بیشتر. این مقدار محدود، خود بهترین انگیزه برای در اختیار گرفتن زمان و یادگیری راه های کنترل وقت می باشد. هر چه اموری که انجام می دهیم حساس تر باشند و تعداد افراد بیشتری به آن مربوط شوند، زمان ارزش بالاتری می یابد. اما به راستی چه کسی می تواند به ارزش واقعی زمان پی ببرد؟ آیا شما هم عقیده دارید که وقت طلاست؟!

ارزش واقعی زمان را هرکسی با ارزشی که برای خود و اموری که انجام می دهد معلوم می کند. این را می توانید از خود پس از به پایان رسیدن زمان انجام یک کار بسیار مهم بپرسید. با برخی تغییرات می توانیم زمان بیشتری برای خود ذخیره کنیم برای کنترل زمان باید بدانیم که به کدام سو می رویم؟ اهدافمان چیست؟ چه دیدگاه هایی برای ما ارزش بالاتری دارند؟

یکی از اصول مهم در مدیریت زمان، دانستن اصل ”بیست- هشتاد” است. بیست در صد از مواردی که زمان ما را در طی روز به خود اختصاص می دهند، هشتاد در صد نتایج مناسب نصیب ما می کنند، یا به عبارت دیگر حدود هشتاد درصد از آنچه انجام می دهیم در واقع مربوط به کارهای بی اهمیت (یا کم اهمیت) هستند.

یک اقدام ضربتی جهت افزایش مهارت در مدیریت بر زمان، کاستن ربایندگان زمان است. ربایندگان زمان همچون منافذ و سوراخ های موجود در بدنه یک منبع آب، باعث تلف شدن زمان می شوند. ربایندگان زمان را در چند سطح می توان تعریف کرد. سطحی از ربایندگان ناشی از بینش های غلط و بعضی ناشی از عادت های غلط هستند.

فهرست ۲۰ رباینده زمان را که ناشی از عادت های غلط هستند، برگزیده ایم که عبارتند از:

۱- مدیریت همراه با بحران: گاه شرایط ما را مجبور به انجام بعضی کارها می کند. ولی تا آنجا که می توانید با دوراندیشی و تدبیر، سعی کنید که این شرایط بحرانی کم تر شوند. البته وجود مقدار کمی استرس در کار باعث تحرک بیشتر و سرعت بالاتر می شود ولی اگر استرس از حدی فراتر رود، نه تنها سرعت بالا نمی رود، بلکه باعث می شود بعضی نکات را نبینیم و به دوباره کاری بیفتیم.

۲- تلفنها: زمانی از شبانه روز را به تلفن های خود اختصاص دهید. اگر این تلفن ها نیاز به انرژی ذهنی ندارند، این کار را در اوقاتی که انرژی انجام کارهای ذهنی و بدنی را ندارید، انجام دهید. اگر امکان داشته باشد می توانید به صورت کنترل شده به تلفن ها پاسخ دهید؛ مثلاً استفاده از یک منشی تلفنی می تواند کمک خوبی باشد. به کسانی هم که به صورت دایم با شما در تماس هستند بگویید که در چه زمانی به شما تلفن بزنند.

از صحبت های بیهوده در تلفن خودداری کنید و قبل از تلفن زدن، رئوس مطالبی را که می خواهید در میان بگذارید، مکتوب کنید و قبل از پایان مکالمه، کنترل کنید که همه مطالب را گفته باشید.

۳- برنامه ریزی نامناسب: درباره چگونه گذراندن زمانتان با همان هوشیاری و دقتی برنامه ریزی کنید که گویی برای یک سفر مهم با رهتوشه و پول اندک برنامه ریزی می کنید. از خطرات، موانع و احتمالاتی که موفقیت شما را در اجرای برنامه تضعیف می کنند، برحذر باشید.

۴- تلاش بیش از حد: اگر واقعاً حداکثر تلاش خود را در انجام کاری صرف کرده اید و به نتیجه نرسیده اید، آن را ادامه ندهید و وقت و انرژی خود را صرف نکنید؛ بلکه به کارهای موازی بپردازید و پس از مدتی، دوباره به آن کار برگردید.

۵- مراجعه کنندگان ناخوانده: اگر با مراجعه کنندگان تعارف ندارید، بگویید که کار دارید و سرتان شلوغ است و اگر تعارف دارید، خود را به اموری چون تلفن زدن یا نوشتن نامه مشغول کنید تا متوجه شوند که زمان رفتنشان فرا رسیده.

۶- بی کفایتی در واگذاری کار به دیگران: آیا تا به حال از خود پرسیده اید که حد انجام دادن کار چقدر است؟ هر کسی حدی در انجام دادن کارها دارد، پس بهتر است که این ظرفیت و توان را صرف مهم ترین و مؤثرترین کارها کنیم. برای رسیدن به این منظور ناگزیریم که عده ای را که با ما کار می کنند، تربیت کرده و کارهای خور را به آنها بسپاریم. شروع بهواگذاری کارهای ساده به زیردستان خود کنند و قبل از انجام کار، آن ها را کاملاً توجیه کنید. چنانچه کاری را خوب انجام ندادند به هیچ وجه گله نکنید، بلکه علت را برطرف کنید و دوباره کار را به آن فرد بسپارید، مگر آن که محدودیت زمانی داشته باشید.

۷- بینظمی شخصی: نظم در امور را سرلوحه خود کنید و از آشفتگی بپرهیزید.

۸- عادت های غلط: با عادتهایی که باعث اتلاف وقت شما می شوند مبارزه کنید و عادتهای کاری خود را تغییر دهید.

۹- ناتوانی در گفتن «نه»: اگر کاری را که به شما داده می شود نمی توانید انجام دهید، آن را نپذیرید و مؤدبانه بگویید که با وجود علاقه، به علت مشغله های دیگر نمی توانید آن کار را بپذیرید. البته توجه داشته باشید که تا آنجا که می توانید، به دیگران کمک کنید تا دیگران نیز در هنگام نیاز به شما کمک کنند.

۱۰- کارامروز را به فردا افکندن: فردا کارهای خودش ر ا خواهد داشت، پس کار امروز را به فردا نیفکنید.

۱۱- جلسات با بازده پایین: تا زمانی که برایتان معلوم نشده که به طور دقیق از جلسه چه می خواهید، یا برای چه شما را به جلسه ای دعوت کرده اند به آن جلسه نروید.

۱۲- کاغذ بازی: اگر موضوعی شفاهی یا تلفنی انجام می شود، آن را مکتوب نکنید. اگر نوشتن نیاز به تایپ ندارد، با دست بنویسید. در مواردی که لازم می شود از یک متن در چند نوبت استفاده کنید، آن را تایپ کنید و در بعضی موارد از یک نوشته کپی بگیرید.

۱۳- کارها را ناتمام رها کردن: تا زمانی که روشن نشده می توانید یک کار را به پایان برسانید، از پذیرش آن کار اجتناب کنید؛ مگر آن که ناگزیر باشید. اگر کاری را می پذیرید حتماً آن را به اتمام برسانید و یا آن را به شخص دیگری که اطمینان دارید توان به اتمام رساندن کار را دارد، بسپارید.

۱۴- دستیاران بی کفایت: قبل از اقدام به انتخاب، به طور دقیق برای خود معلوم کنید که چه کاری (مشخصات آن کار) دارید و شخص متقاضی باید شامل چه ویژگی هایی باشد و از او چه انتظاری دارید. قبل از قطعی کردن انتخاب حتماً یک دوره آزمایشی را با او بگذرانید.

۱۵- مراودات بی ثمر: در هر دوره ای از زمان ممکن است با افرادی ارتباط داشته باشیم، ولی با افزایش سطح آگاهی می بینیم که ارتباط با این عده بی ثمر و ضایع کننده وقت است. در این موارد بهتر است اندک اندک ارتباط خود را قطع کنید.

۱۶- آشفتگی در مسئولیت ها و اختیارات: مسئولیت ها و کارهای خود را فهرست کنید و محوری ترین آن را انتخاب کنید و آن را در اولویت اول کارهای خود قرار دهید. برای پرداختن به مسئولیت های بزرگ، زمان بیشتر و برای مسئولیت های کوچک تر زمان کمتری بگذارید. اگر مسئولیتی دارید که می توانید آن را واگذار کنید، بعد از انجام مقدمات و اطمینان از فرد واگذار شونده اقدام به واگذاری کنید.

۱۷- ارتباط ضعیف: صریح و صادقانه مطالب خود را به دیگران بگویید و مطمئن شوید که منظورتان را فهمیده اند.

۱۸- بی کفایتی درکنترل و گزارشهای پیشرفت کار: تا حدی کار بگیرید که قادر به کنترل آن باشید. کار کنترل نشده مثل بچه ای است که و الدین، او را به حال خود رها کرده اند و هر لحظه ممکن است که ایجاد دردسر کند.

۱۹- اطلاعات ناقص: قبل از اقدام به انجام کاری، حداکثر اطلاعات لازم را به دست آورید و از صحت آن اطلاعات، اطمینان حاصل کنید.

۲۰- سفرها و مأموریتهای شغلی: وقتی به سفر بروید که واقعاً لازم است و کس دیگری نمی تواند آن مأموریت را به انجام برساند. برای خوش گذرانی و دیدن جاهای تازه به سفر نروید، مگر این که قصدتان از سفر، تفریح و گردش باشد.

اینک که با ربایندگان زمان آشنا شدیم لازم است که آنها را شناسایی و حذف کنیم. مشاهده، از اولین گام های شناخت است، پس گذشت زمان خود را مشاهده کنیم و با ردیابی ربایندگان زمان، برای کنار گذاشتن آنها اقدام کنیم.

تهیه و تنظیم: علی علم جمیلی

اولین انتشار در نشریه علم موفقیت شماره ۶